8 grunde til ikke at vælge Excel som vedligeholdelsesplan

Mindre virksomheder skal, ligesom større virksomheder, implementere en vedligeholdelsesstrategi, der omfatter tilbagevendende vedligeholdelsesarbejde.

Nogle virksomheder forsøger at administrere vedligeholdelsen ved at oprette en Excel-fil, der opdaterer celler, når en maskine når sit planlagte vedligeholdelsesinterval.

Mens ambitionen er god, hvordan fungerer det i praksis?

Excel er en udbredt del af standardsoftwaren i næsten alle virksomheder, hvilket kan være en af grundene til, at det ofte vælges som værktøj til vedligeholdelse.

Der er dog flere væsentlige mangler ved at bruge Excel som vedligeholdelsesplan, og disse mangler bør du være opmærksom på, inden du vælger Excel som del af din vedligeholdelsesstrategi.

Vi har udarbejdet en liste over de mest almindelige udfordringer, du bør kende til, før du bruger Excel som vedligeholdelsesværktøj.

Oprettelse af et Excel-ark med grundlæggende forebyggende vedligeholdelsesfunktioner tager tid.

Tiden det tager at komme i gang varierer naturligvis afhængigt af anlæggets omfang og hvor avancerede Excel-brugere man er, men et eller andet sted skal grundbetingelserne være på plads og opstartstiden er som oftest længere end man lige skulle tro.

Under alle omstændigheder skal alt udstyr oprettes, forebyggende arbejde skal lægges ind og der skal oprettes funktioner for vedligeholdelsesintervaller.

En anden stor udfordring er, at det ikke er muligt at håndtere afhjælpende og forebyggende vedligeholdelse i samme Excel-fil. En almindelig løsning på dette er at styre de to vedligeholdelsestyper i forskellige dokumenter.

Herved får man spredte informationskilder og to parallelle anlægs-registre, hvilket er meget typisk når man bruger Excel som vedligeholdelsesplan. Overskuelighed er således en af de første mangler, der komplicerer styringen af vedligeholdelsen. Og der er flere udfordringer, for eksempel når det er nødvendigt at ændre vedligeholdelsesplanen.

Et andet vigtigt aspekt er, hvordan man skal gribe det an, når man hurtigt vil se historisk arbejde for eventuelt at ændre den næste vedligeholdelse. Det enkle svar er, at det kræver store mængder tid at søge efter og opdatere informationen.

Læs mere: Afhjælpende vedligehold – Bedre processer og resultater.

Vedligeholdelse handler altid om planlægning. Og planlægningsdelen er helt afhængig af adgang til opdateret og relevant information. Information kan bl.a. være historisk arbejde og værdifulde erfaringer, der i en Excel-styring ender i ældre versioner af dokumentet.

Brugeren skal således hoppe ind og ud af flere forskellige filer for at kunne danne sig et indtryk af tidligere arbejde og forstå den aktuelle arbejdsordrebeholdning.

Opdateret information og hurtige opgørelser er en forudsætning for at kunne planlægge og styre ud fra en situation, der er i konstant forandring.

Komplette arbejdsordrelister i kombination med brugerkalendere er derfor vigtige for at kunne planlægge de forskellige opgaver på en effektiv måde.

Manglen på klarhed følger også med opfølgningsfasen. Det er uhyre vanskeligt at vide, hvor forbedringerne skal findes, når Excel arket ikke kan præsentere en hurtig oversigt over, hvordan forretningen klarer sig.

Dette fører igen til fortsat:

Som nævnt, afhænger god vedligeholdelse af information.

Information er vigtig for, at brugerne kan udføre vedligeholdelsen korrekt. Åbning og adgang til information i et Excel-ark på en smartphone er ikke særlig praktisk, og det er ikke altid muligt at have en computer med sig i marken.

Brugeren har brug for hurtig adgang til vedligeholdelsesinstruktioner, skitser og videolinks. Bilagene bør vedhæftes arbejdsordren på en overskuelig måde, hvilket er meget svært at opnå med Excel som vedligeholdelsesplan.

Arbejdet som vedligeholdelseskoordinator eller vedligeholdelsesleder kræver hjælp fra en reservehjerne, der aldrig glemmer noget. Reservehjernen skal fortælle dig, når tidspunktet for vedligeholdelse nærmer sig, hvilke dele du skal bestille, og hvilke arbejdsordrer der er forsinket.

For at få styr på situationen har du brug for påmindelser, der gør både planlæggere og de som skal udføre arbejdet opmærksomme på, hvor der er behov for planlægning, eftersyn, udskiftning og genopfyldning på lageret. Risikoen for, at noget falder mellem to stole i Excel er overhængende netop pga. manglen på meddelelser.

Regnearket vil ikke påminde dig, når vigtige begivenheder indtræffer, og endnu mindre vise det som en mail i din indbakke.

En anden tidskrævende aktivitet, der bør overvejes, er den mængde tid, der kræves for at holde Excel-ark opdaterede og i brugbar stand. Excel er ikke designet til at håndtere relationer mellem data på samme måde som en relationsdatabase, hvilket betyder, at hvis noget ændres et sted, skal det også ændres andre steder i Excel – og det kræver programmeringsarbejde.

Derudover risikerer du at miste vigtig information, som bør gemmes, når et job er udført. Denne information kan være afgørende for at forhindre dyre driftsstop i fremtiden.

Her er tre udfordringer ved at bruge Excel som vedligeholdelsesværktøj:

Excel indeholder funktioner til præsentation af data i forskellige typer diagrammer. Excel mangler dog færdige funktioner til at sammensætte dine nøgletal knyttet til vedligeholdelse. Derfor skal du konfigurere hvert enkelt dataudtræk og konfigurere, hvordan dine data skal præsenteres.

I et vedligeholdelsessystem som Idus kan man derimod køre færdige rapporter med simpel sortering for forskellige vedligeholdelsesintervaller.

Excel er et stærkt værktøj med gode funktioner til at indsamle information, summere og præsentere. Men når det kommer til at samle og samtidig distribuere information, der kræver konstante opdateringer, bliver manglerne tydelige.

Det vil også tage meget tid at holde filerne opdaterede og funktionelle. Her er det op til dig at overveje, om administrationstiden kan bruges bedre andre steder, eller om den faktisk er den ekstra tid værd.

Hvis vedligehold er en forudsætning for, at din virksomhed kan fungere, bør du kigge på et rigtigt vedligeholdelsessystem, før du beslutter dig for at investere din tid i Excel.

Et vedligeholdelsessystem indeholder færdige funktioner til anlægsregistre, forebyggende og afhjælpende vedligeholdelse, aktivitetslister, modtagerkalendere samt statistik og opfølgning. Man kan klikke på dokumenter direkte på udstyret eller som en separat fane på en arbejdsordre.